MEER DAN SPORT ALLEEN

Privacy beleid sv Koedijk

Inleiding

sv Koedijk verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door sv Koedijk.

Het Omnibestuur is verantwoordelijk voor dit Privacy beleid.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt sv Koedijk persoonsgegevens?

sv Koedijk verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  • Leden en vrijwilligers van de bij sv Koedijk aangesloten onderdelen (sporttakken, commissies en Bestuur)
  • Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij sv Koedijk of ooit een lidmaatschap hebben gehad
  • Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Alle organisatieonderdelen gebruiken computerprogramma’s, waaronder Microsoft Excel,  en daaraan gerelateerde applicaties. De organisatie(onderdelen) waarvan je lid bent of een relatie mee hebt, verwerken je persoonsgegevens. Zo zal sv Koedijk van elk lid of vrijwilliger zorg moeten dragen voor de juiste registratie in Microsoft Excel. Bij jeugdleden worden ook persoonsgegevens van (een van) de ouder(s) of voogd(en) geregistreerd.

Waarvoor verwerkt sv Koedijk persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van sv Koedijk of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben wij persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid en zorg dragen voor de aanmelding bij een sportbond.

Als je eenmaal lid of relatie van sv Koedijk bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden van sv Koedijk. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit vanuit sv Koedijk. Wil je daarover niet benaderd worden door een sporttak of commissie van sv Koedijk? Dan kun je dit aangeven door dit te melden bij de betreffende sporttak of commissie.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, teamindelingen en toernooien, etc.

Verwerkt sv Koedijk ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier dat sv Koedijk heeft gemaakt ten behoeve van een evenement.

sv Koedijk controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen (zoals een BSN-nummer), niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.

Hoe gaat sv Koedijk met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Het organisatieonderdeel waarvan je lid bent, kan je gegevens inzien. Binnen een speleenheid, kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De gegevensbeheerder van de speleenheid en/of het organisatieonderdeel, kan je gegevens muteren.

Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen (bijvoorbeeld Veldvoetbal) en het Bestuur van sv Koedijk kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen sv Koedijk

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een toernooi en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. sv Koedijk kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen, tenzij dit verplicht is door een sportbond of via een verwerkingsovereenkomst is afgedekt.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is sv Koedijk gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens sv Koedijk van mij verwerkt?

Je gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschapsregistratie of relatie met sv Koedijk kun je inzien en – eventueel – laten wijzigen.  

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door sv Koedijk kun je ook altijd contact opnemen met de contactpersoon bij sv Koedijk (zie hieronder).

Wijzigingen privacy beleid

sv Koedijk behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy beleid.

Contactpersoon

Binnen het Omnibestuur van sv Koedijk is Rint van der Kooi aangesteld als coördinator voor Privacy-aangelegenheden. Je kunt contact opnemen: tel: 06-36.18.26.01 of email Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..